〜 支援に必要な情報を集約し、日々の確認と共有を効率化。外国人材の長期定着を支える業務基盤へ 〜
Y2quare株式会社
登録支援機関の業務管理では、多くの情報を扱います。たとえば、人材情報の登録や申請書類の期日確認が必要です。また、受入企業への報告や支援料の管理も発生します。そこで「JPNAVI」は、これらの情報をひとつにまとめます。日々の管理業務と外国人材への継続的な支援をサポートします。
JPNAVIには、複数の管理機能があります。タスク管理・アラート、共有フォルダー、人材管理などを利用できます。また、月次レポートや支援分析・支援料管理にも対応しています。これにより、必要な情報を把握しやすくします。さらに、受入企業との情報共有や継続的な支援にも活用できます。
■ 登録支援機関の業務管理を、情報の集約から見直す
情報を別々の場所で管理すると、確認作業が増えやすくなります。たとえば、就労者情報や申請書類の期日、企業への報告内容などです。そこでJPNAVIでは、人材情報や支援業務の情報を集約します。担当者が状況を確認しやすい環境を整えます。
また、管理するのは書類や期日だけではありません。前月の就労者状況を企業へ報告する必要もあります。さらに、支援人数や売上を担当者間で共有する場面もあります。JPNAVIは、日々の業務と事業全体の状況把握を支えます。
■ タスク管理・アラートで、申請書類の期日を確認
期日をタスクとしてシステムで管理
JPNAVIでは、申請書類の期日をタスクとして管理できます。登録支援機関が抱える幅広いタスクに対応し、必要な対応を日々の管理の中に整理できます。
たとえば、複数の就労者について書類を準備する場合にも活用できます。担当者は、システム上で期日を確認できます。また、本人や受入企業への確認が必要な業務にも利用できます。そのため、締め切りを意識して準備を進めやすくなります。
期限が近いタスクを自動でリマインド
期日が近づくと、システムがアラートで知らせます。タスクとして登録した期日をもとに自動でリマインドすることで、期限直近の業務に気付くきっかけをつくります。
アラートを確認した後は、書類の準備状況を見直します。また、関係者への確認事項も確認します。そのうえで、必要な対応を進めます。このように、期日の確認と実際の準備を組み合わせることで、継続的な管理につなげられます。
■ 共有フォルダーで、必要な書類を関係者へ共有
JPNAVIでは、必要な書類を共有フォルダーから関係者へ共有できます。また、人材情報や支援業務の管理とあわせて利用できます。そのため、書類共有もJPNAVI内で行える点が特徴です。
さらに、共有相手を権限で制限できます。たとえば、担当者ごとに確認できる書類を整理できます。そのため、共有する情報と相手をあらかじめ決めておくことが大切です。
■ OCRによる登録と、人材情報の一元管理
パスポート・在留カードから人材を登録
JPNAVIは、OCRを使った人材登録に対応しています。パスポートや在留カードから情報を読み取れます。なお、OCRとは画像内の文字を読み取る技術です。これにより、書類からの情報登録を支援します。
ただし、読み取った内容は実際の書類と照合することが重要です。氏名や在留情報などを確認したうえで登録します。その後、支援業務に必要な情報として継続的に管理できます。
履歴書情報・在留情報をまとめて管理
登録した人材は、履歴書情報や在留情報をまとめて管理できます。また、複数ビザの人材管理にも対応しています。そのため、就労者に関する情報をJPNAVIで確認できます。
たとえば、受入企業との打ち合わせ前に基本情報を確認できます。また、支援業務を準備する際にも利用できます。個々の情報を集約することで、本人の状況を踏まえた業務につなげやすくなります。
■ 月次レポートで、前月の就労者状況を自動報告
PDFレポートを毎月作成・配信
JPNAVIは、前月の就労者状況をPDFレポートにまとめます。また、企業・事業所責任者へ毎月自動配信します。これにより、受入企業が就労者の状況を定期的に確認できます。
レポートでは、在籍・在留手続き・メンタルチェックの状況をまとめて報告できます。また、定着支援に関する情報も共有できます。そのため、日々の支援内容を企業へ伝える手段として活用できます。
配信前のプレビューで内容を確認
月次レポートは、配信前にプレビューで確認できます。報告される内容を事前に確認したうえで、受入企業との情報共有に役立てられます。
たとえば、レポートを企業との打ち合わせに活用できます。就労者の状況や今後確認したいことを話し合います。そのうえで、共有した情報を次の対話や支援につなげることが大切です。
■ 支援分析・支援料管理で、人数と売上を把握
就労者ごとの支援費用から自動集計
JPNAVIでは、就労者ごとに支援費用を登録できます。すると、受入人数・月間売上・年間売上を自動集計します。そのため、現在の支援人数や事業の売上を確認できます。
人材の情報とあわせて支援費用を管理し、支援事業の状況を把握しやすくします。日々の個別対応に加え、事業全体の状況を見直す際にも活用できます。
現在の請求額を担当者間で確認・共有
また、現在の請求額を担当者間で確認・共有できます。受入人数や月間・年間売上も確認できます。これらを共通の情報として把握することで、支援事業の状況を確認しやすくなります。
このように、就労者ごとの支援費用を確認できます。また、事業全体の人数や売上も把握できます。なお、現在の請求業務との組み合わせ方は、導入相談時にご確認ください。
■ 情報管理を、外国人材の長期定着を支える基盤に
登録支援機関の業務管理を整えることは、支援の土台づくりにつながります。必要な情報を把握し、関係者と状況を共有しやすくなるためです。JPNAVIでは、人材情報や書類、期日、月次報告を管理できます。そのうえで、継続的な支援へつなげられます。
また、管理した情報は本人への支援にも活用できます。たとえば、メンタルチェック後の声かけや面談と組み合わせます。具体的な仕組みはメンタルチェックと面談記録による定着支援の記事をご覧ください。
■ JPNAVIについて・料金のご案内
JPNAVIは、Y2quare株式会社が提供するシステムです。定着支援・管理・日本語教育・採用をひとつにまとめています。また、外国人材の定着支援を軸に、採用後の成長と長期定着を支えます。全体の考え方と4つの機能は、JPNAVIの全体紹介記事をご覧ください。
有料契約後の料金は、月額5,200円（税別）からです。 ご利用人数や契約内容に応じて個別にお見積もりし、契約時に明示します。
2か月間の無料体験をご用意しています。無料体験中は費用はかからず、終了後も自動で有料契約へ移行することはありません。なお、機能の利用範囲はご利用条件や契約内容により異なる場合があります。
機能や登録不要のデモについては、JPNAVIのサービス紹介ページをご覧ください。
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